jueves, 25 de julio de 2013

ABC de la redacción de correos electrónicos



Por Alejandra Restrepo Franco 

Los avances en tecnologías de la información han generado cambios en las formas de comunicarnos, caracterizados por acortar distancias y permitir el intercambio de datos con gran rapidez. El correo electrónico es la más difundida de las nuevas herramientas de comunicación, indispensable para la mayoría de personas. Sin embargo, es en el ámbito empresarial donde ha cobrado mayor relevancia.

Las siguientes pautas le permitirán redactar con mayor precisión y efectividad un correo electrónico empresarial:

- Organice sus ideas antes de escribir. Esto le ayudará a tener una estructura clara del escrito con un orden coherente.

- El asunto ha de ser corto y debe expresar información clave del contenido.

- Al iniciar su correo, escriba el nombre de su ciudad y, si es necesario, el de su país. Tenga en cuenta que su lector debe saber desde dónde le escriben.

- Sea amable, salude al destinatario. Para ello puede emplear fórmulas como Cordial saludo, Respetada Mariana, entre otras.

- Evite referencias temporales como Buenos días o Buenas tardes, pues la lectura de un correo electrónico puede ocurrir en cualquier momento del día.

- Sea claro y no dé por hecho que el lector sabe lo que usted está pensando.

- Sea concreto, breve y preciso con la información. Recuerde: “exceso de palabras es carencia de ideas”.

- Evite colores llamativos en las letras. Prefiera el negro, azul o gris.

- Evite escribir palabras con mayúscula sostenida, porque se consideran gritos al lector. Si necesita resaltar, elija subrayar o emplear cursiva.

- Si su mensaje es muy largo, redacte en otro formato y adjunte el archivo.

- Diga “envío como archivo adjunto” en vez de “adjunto envío”.

- Recuerde que la expresión “cordial saludo” sirve para iniciar el correo, pero no para despedirse.

- La firma debe ser de máximo cuatro líneas. Se recomienda reiterar la dirección de correo electrónico del remitente.

- Evite el uso de emoticonos*; dispersan la atención del lector.

- Lea su correo antes de enviarlo y revise ortografía y puntuación. Separe párrafos.

- Evite las abreviaturas y la repetición innecesaria de letras (Holaaaaaa).

Finalmente, tenga en cuenta que al enviar un correo electrónico está en juego su imagen personal y la de su compañía. Es fundamental que piense en su lector y escriba mensajes de forma apropiada según las exigencias del ámbito empresarial.

* Emoticonos son dibujos que representan o imitan las expresiones humanas. En ocasiones pueden incluir movimientos.





2 comentarios:

  1. Gracias Profe!!!! El curso de redacción eficaz que el Banco nos patrocinó, para mi ha sido el mejor regalo....Dios la bendiga y saludes a la Profe Diana.

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